Mit dem Check-in bestätigen Sie, dass Sie tatsächlich an einer Probe, einem Konzert oder einer anderen Chorveranstaltung teilnehmen. Wenn Ihr Chor den Check-in nutzt, öffnen Sie die Veranstaltung und wählen Check-In, sobald Sie vor Ort sind. ChoirMate erfasst Ihre Anwesenheit für diese Veranstaltung.
Wozu dient der Check-in?
Eine Antwort im Voraus hilft bei der Planung. Der Check-in hilft festzuhalten, wer tatsächlich da war. Vielleicht haben Sie für die Dienstagsprobe zugesagt, werden aber am selben Tag krank. Oder Sie kommen zur Probe und haben vergessen, auf die Einladung zu antworten.
Die Bestätigung der Anwesenheit schafft eine bessere Grundlage für die Nachverfolgung und Statistik. Das ist besonders hilfreich, wenn der Choradmin sonst die gesamte Liste manuell durchgehen müsste. Entscheidend bleiben die Angaben der Mitglieder und der Verantwortlichen. Vergessene Check-ins müssen deshalb überprüft und korrigiert werden können.
| Eintrag | Bedeutung | Zeitpunkt |
|---|---|---|
| Teilnahmeantwort | Sie planen teilzunehmen | Vor der Veranstaltung |
| Check-in | Sie bestätigen Ihre Anwesenheit | Bei Ihrer Ankunft |
| Gemeldete Abwesenheit | Sie können nicht teilnehmen | Sobald Sie es wissen |
Info
Eine Zusage im Voraus checkt Sie nicht automatisch ein, wenn ein Check-in erforderlich ist. Bestätigen Sie Ihre Anwesenheit zusätzlich bei Ihrer Ankunft.
So checken Sie ein
Die Schritte sind in der mobilen App und in ChoirMate Web gleich. Im Web klicken Sie auf die entsprechenden Optionen.
- 1
Die richtige Veranstaltung öffnen
Öffnen Sie die Veranstaltung auf der Chorstartseite oder im Kalender. Prüfen Sie das Datum, besonders bei mehreren Proben mit demselben Namen.
- 2
Ihre Antwort prüfen
Verlangt die Veranstaltung eine Antwort im Voraus, müssen Sie zuerst zugesagt haben, damit die Schaltfläche zum Einchecken erscheint. Haben Sie abgesagt und können nun doch kommen, ändern Sie zunächst Ihre Antwort, sofern dies möglich ist. Bei gesperrten Antworten hilft Ihr Choradmin.
- 3
Check-In wählen
Wählen Sie auf der Veranstaltungsseite Check-In, wenn Sie anwesend sind und die Funktion verfügbar ist. Das Öffnen der Veranstaltung oder Lesen einer Erinnerung reicht nicht aus.
- 4
Die Bestätigung prüfen
Die Veranstaltung zeigt Ihren bestätigten Check-in mit einem grünen Häkchen an. Prüfen Sie diese Bestätigung, bevor Sie die Seite verlassen.
Wann ist der Check-in verfügbar?
Der Check-in öffnet 30 Minuten vor Veranstaltungsbeginn. Ist eine separate Treffzeit festgelegt, zählen die 30 Minuten ab dieser Zeit. Bei einem Konzert mit Treffzeit um 18:00 Uhr und Konzertbeginn um 19:00 Uhr öffnet der Check-in somit um 17:30 Uhr.
Das Zeitfenster reicht grundsätzlich bis 24 Stunden nach Veranstaltungsende. Die Berechtigungen Ihres Chors können die eigene Registrierung jedoch früher beenden, sobald der Anwesenheitsbericht erstellt wurde. Checken Sie deshalb bei Ihrer Ankunft ein und verlassen Sie sich nicht auf den nächsten Tag.
Die Schaltfläche erscheint nur, wenn Anwesenheitserfassung und Check-in aktiviert sind, Sie zur Veranstaltung gehören und Ihr Chor die eigene Bestätigung erlaubt. Gelten alle Mitglieder standardmäßig als teilnehmend, brauchen Sie keine vorherige Zusage. Bei Veranstaltungen mit Antwortpflicht müssen Sie zugesagt haben.
Erinnerungen an den Check-in
ChoirMate kann eine Erinnerung etwa zur Treffzeit oder zum Beginn und eine weitere nach Veranstaltungsende senden. Sie richten sich an die betreffenden Mitglieder, die weder als anwesend erfasst sind noch eine Abwesenheit gemeldet haben.
Der Versand hängt von den Benachrichtigungseinstellungen des Chors oder der Veranstaltung und Ihren persönlichen Einstellungen ab. Push-Benachrichtigungen müssen außerdem auf Ihrem Gerät erlaubt sein. Die Erinnerung nach der Veranstaltung kann auch per E-Mail kommen, wenn dies aktiviert ist. Sie können die Veranstaltung selbst öffnen und einchecken, auch ohne eine Erinnerung erhalten zu haben.
Check-in für den Chor einrichten
Ein Choradmin oder ein Redakteur mit Bearbeitungsrecht für die Veranstaltung kann festlegen, ob ein Check-in erforderlich ist.
- 1
Die Veranstaltung erstellen oder bearbeiten
Öffnen Sie vor Veranstaltungsende die Einstellungen und aktivieren Sie die Anwesenheitserfassung.
- 2
Check-in aktivieren
Stellen Sie Mitglieder zum Einchecken auffordern? auf Ja und speichern Sie die Veranstaltung. Ob Mitglieder im Voraus antworten müssen, ist eine separate Einstellung.
- 3
Berechtigungen und Erinnerungen prüfen
Stellen Sie sicher, dass Mitglieder ihre eigene Anwesenheit bestätigen dürfen. Können sie nur Abwesenheit melden, werden sie nicht zum Einchecken aufgefordert. Klären Sie außerdem, wer Einträge korrigieren darf und welche Erinnerungen der Chor nutzen möchte.
Erklären Sie den Mitgliedern, dass sie vor der Veranstaltung antworten und bei ihrer Ankunft einchecken sollen. Eine kurze mündliche Erinnerung zu Beginn der Probe hilft dabei, die neue Gewohnheit einzuführen.
Was passiert im Anwesenheitsbericht?
Vor der Veranstaltung zeigen die Antworten, wer erwartet wird. Durch den Check-in werden Mitglieder als anwesend erfasst. Nach der Veranstaltung erstellt ChoirMate einen Anwesenheitsbericht, den der Choradmin prüfen kann.
Ist ein Check-in erforderlich, zählt eine vorherige Zusage allein nicht als bestätigte Anwesenheit. Wer zugesagt, aber nicht eingecheckt hat, kann im Bericht als abwesend erscheinen. Eine fehlende Antwort kann je nach Einstellung weiterhin als unbeantwortet geführt werden. Prüfen Sie deshalb die tatsächliche Teilnahme, bevor Sie jeden fehlenden Check-in als sichere Abwesenheit werten.
Ohne Check-in beruhen die Einträge auf den Antworten und der Standardeinstellung zur Teilnahme. Wählen Sie eine Vorgehensweise, die der Chor versteht, und korrigieren Sie Fehler vor der weiteren Verwendung der Daten.
Vergessene oder falsche Check-ins
Ich war da, habe aber nicht eingecheckt
Öffnen Sie die Veranstaltung erneut. Ist Check-In noch verfügbar, bestätigen Sie Ihre Anwesenheit. Fehlt die Schaltfläche, bitten Sie Ihren Choradmin um eine Korrektur und nennen Sie die betreffende Veranstaltung.
Ich habe versehentlich eingecheckt
Wählen Sie Einchecken abbrechen, sofern diese Option erscheint. Nach Veranstaltungsende kann die Rücknahme Sie als abwesend erfassen. Prüfen Sie deshalb anschließend Ihren Status. Wenn Sie nicht teilnehmen können, stellen Sie sicher, dass Ihre Abwesenheit gemeldet ist. Bitten Sie Ihren Choradmin um Hilfe, wenn Sie den Eintrag nicht selbst korrigieren können.
Ich finde die Schaltfläche nicht
Prüfen Sie Veranstaltung und Datum, das Zeitfenster und Ihre Zusage, falls eine Antwort erforderlich ist. Die Schaltfläche kann auch fehlen, weil der Check-in deaktiviert ist, Sie bereits eingecheckt sind, Sie nicht zur Anwesenheitserfassung gehören oder der Chor die eigene Registrierung eingeschränkt hat. Fragen Sie bei Unklarheiten Ihren Choradmin nach der geltenden Vorgehensweise.
Können andere meinen Check-in sehen?
Die Sichtbarkeit für andere Mitglieder hängt von den Veranstaltungseinstellungen ab. Personen mit dem Recht zur Anwesenheitsverwaltung können die Übersicht zur Nachverfolgung und Korrektur nutzen.