Innsjekk på aktiviteter

Innsjekk er en bekreftelse på at du faktisk deltar på en øvelse, konsert eller annen koraktivitet. Når koret bruker innsjekk, åpner du aktiviteten og trykker Sjekk inn når du er til stede. ChoirMate registrerer da oppmøtet ditt på denne aktiviteten.

Hva er innsjekk til for?

Et svar på forhånd hjelper korledelsen med å planlegge. Innsjekk hjelper med å registrere hva som faktisk skjedde. Du kan ha svart at du kommer på tirsdagens øvelse, men bli syk samme dag. Eller du kan møte opp og glemme at du aldri svarte på invitasjonen.

Ved å be deltakerne bekrefte oppmøtet får koret et bedre grunnlag for oppfølging og statistikk. Det er særlig nyttig når koradministratoren ellers måtte ha gått gjennom hele deltakerlisten manuelt. Innsjekk bygger på det medlemmene og de oppmøteansvarlige registrerer. En glemt innsjekk må derfor kunne følges opp og korrigeres.

Slik sjekker du inn

Fremgangsmåten er den samme i mobilappen og ChoirMate Web. På web klikker du på de samme valgene.

1. 1

   Åpne riktig aktivitet

   Finn aktiviteten fra Koret ditt eller kalenderen. Kontroller datoen, særlig hvis koret har flere øvelser med samme navn.

2. 2

   Kontroller svaret ditt

   Hvis aktiviteten krever svar på forhånd, må du ha svart at du deltar for å få innsjekk-knappen. Hvis du har meldt fravær, men likevel kommer, må du først endre svaret dersom aktiviteten tillater det. Kontakt koradministratoren hvis svaret er låst.

3. 3

   Trykk Sjekk inn

   Når du er til stede og innsjekk er tilgjengelig, trykker du Sjekk inn på aktivitetssiden. Det er ikke nok å åpne aktiviteten eller lese en påminnelse.

4. 4

   Se etter bekreftelsen

   Aktiviteten viser Du er sjekket inn med en grønn hake. Kontroller at bekreftelsen vises før du går videre.

Når er innsjekk tilgjengelig?

Innsjekk åpner 30 minutter før aktivitetens start. Hvis aktiviteten har et eget oppmøtetidspunkt, regnes de 30 minuttene fra dette tidspunktet. For en konsert med oppmøte klokken 18.00 og konsertstart klokken 19.00 åpner innsjekken dermed klokken 17.30.

Tidsvinduet varer i utgangspunktet til 24 timer etter aktivitetens slutt. Korets rettigheter kan stenge medlemmenes egen innsjekk tidligere, når oppmøterapporten er laget. Sjekk derfor inn når du kommer, og bruk ikke neste dag som en fast frist.

Innsjekk-knappen vises bare når oppmøte og innsjekk er aktivert, du er omfattet av aktiviteten, og korets innstillinger lar deg registrere eget oppmøte. På aktiviteter der alle regnes som deltakende fra starten, trenger du ikke et eget ja først. På aktiviteter som krever svar, må du ha meldt at du deltar.

Påminnelser om innsjekk

ChoirMate kan sende en påminnelse rundt oppmøtetidspunktet eller starten, og en ny påminnelse etter at aktiviteten er slutt. Disse er ment for aktuelle medlemmer som verken er registrert som til stede eller har meldt fravær.

Hvilke påminnelser som sendes, styres av korets eller aktivitetens varslingsinnstillinger og dine personlige varselvalg. Pushvarsler krever også at enheten tillater varsler. Etterpåminnelsen kan også komme på e-post når dette er aktivert. Du kan sjekke inn fra aktiviteten selv om du ikke har mottatt noe varsel.

Slik tar koret innsjekk i bruk

En koradministrator eller en redaktør med rettighet til å redigere aktiviteten kan velge om den skal kreve innsjekk.

1. 1

   Opprett eller rediger aktiviteten

   Åpne aktivitetsinnstillingene før aktiviteten er over, og sørg for at oppmøteregistrering er aktivert.

2. 2

   Slå på innsjekk

   Sett Krev innsjekk for påmeldte medlemmer? til Ja, og lagre aktiviteten. Valget om medlemmene må svare på forhånd er en egen innstilling.

3. 3

   Kontroller rettigheter og påminnelser

   Kontroller at medlemmene har lov til å bekrefte eget oppmøte. Hvis de bare kan melde fravær, blir de ikke bedt om å sjekke inn. Avklar også hvem som kan korrigere oppmøtet, og hvilke påminnelser koret ønsker.

Fortell medlemmene at de skal svare før aktiviteten og sjekke inn når de møter opp. En kort muntlig påminnelse ved starten av øvelsen kan gjøre det lettere å få inn rutinen.

Hva skjer med oppmøterapporten?

Før aktiviteten viser svarene hvem som forventes å komme. Når medlemmene sjekker inn, registreres de som til stede. Etter aktiviteten oppretter ChoirMate en oppmøterapport som koradministratoren kan kontrollere.

Når innsjekk kreves, er et forhåndssvar alene ikke bekreftet oppmøte. En deltaker som har sagt ja, men ikke sjekket inn, kan ende som fraværende i rapporten. Et manglende svar kan også stå som ubesvart, avhengig av aktivitetens innstillinger. Ikke tolk alle manglende innsjekker som sikkert fravær uten å kontrollere hva som faktisk skjedde.

Hvis innsjekk er slått av, bygger registreringen i stedet på svar og standardvalget for deltakelse. Det er derfor viktig å velge en rutine koret forstår, og korrigere feil før dataene brukes videre.

Glemt eller feil innsjekk

Jeg var der, men glemte å sjekke inn

Åpne aktiviteten igjen. Hvis Sjekk inn fortsatt er tilgjengelig, kan du registrere oppmøtet. Hvis knappen er borte, ber du koradministratoren korrigere registreringen. Oppgi hvilken aktivitet det gjelder.

Jeg sjekket inn ved en feil

Velg Opphev innsjekking hvis valget vises. Etter at aktiviteten er slutt, kan oppheving registrere deg som fraværende. Kontroller derfor statusen etterpå. Hvis du faktisk ikke kan delta, må du sørge for at fraværet er meldt. Be koradministratoren om hjelp hvis du ikke kan rette det selv.

Jeg finner ikke Sjekk inn

Kontroller at du har åpnet riktig aktivitet, at tidspunktet er innenfor innsjekkvinduet, og at du har svart at du deltar hvis det kreves. Knappen kan også mangle fordi innsjekk er slått av, du allerede er sjekket inn, du ikke er omfattet av oppmøtet, eller koret har begrenset egenregistrering. Spør koradministratoren hvis du er usikker på hvilken rutine koret bruker.

Kan andre se at jeg har sjekket inn?

Synligheten for andre medlemmer styres av aktivitetens innstillinger. De som har rettighet til å administrere oppmøte, kan bruke oppmøteoversikten til å følge opp og rette registreringene.